En PDF som ser ryddig ut, kan fortsatt inneholde opplysninger du ikke mente å dele. Det er derfor verdt å kontrollere både arbeidsdokumentet og den ferdige PDF-filen. Denne gjennomgangen gjelder vanlig dokumentdeling; den er ikke en garanti for anonymisering.
Start med en kopi av originalen. I Word for Windows kan dokumentinspektøren undersøke blant annet kommentarer, dokumentegenskaper og personopplysninger. Du finner den via Fil, Informasjon og kontroll av dokumentet. Les funnene før du fjerner noe, og behold originalen separat. Microsoft anbefaler kopi fordi enkelte fjernede opplysninger ikke kan gjenopprettes. Tilgjengelige funksjoner varierer mellom Office-versjoner og plattformer.
Når du eksporterer fra Word, åpner du PDF-alternativene i stedet for å godta alle standardvalg. Kontroller sideutvalget og om dokumentet skal publiseres med eller uten endringsmarkeringer. Microsoft beskriver også et eget valg for å ta med dokumentegenskaper. Eksportveiledningen viser hvilke innstillinger du kan kontrollere. Å velge bort egenskaper ved eksport er ikke det samme som å kontrollere alt skjult innhold i en eksisterende PDF.
Har du opplysninger som faktisk skal sladdes, må de fjernes med en funksjon beregnet på dette. En tegnet firkant over teksten dokumenterer bare hvordan siden ser ut. Adobe skiller mellom sladding av synlig innhold og sanitering av skjulte data, som metadata og innebygd innhold. Les skillet før du behandler fortrolige PDF-er.
Gjør så en siste kontroll av filen mottakeren skal få:
- Åpne den lagrede PDF-en på nytt.
- Les sidene, og se etter uønskede kommentarer eller endringsmarkeringer.
- Kontroller dokumentegenskapene og relevante vedlegg.
- Sjekk at riktig filnavn og riktig fil er valgt i meldingen.
Et søk etter en fjernet opplysning kan være en nyttig ekstrakontroll, men et tomt søketreff beviser ikke at alt er fjernet. Ved sensitive arbeidsdokumenter bør du følge virksomhetens godkjente prosess og be om nødvendig faglig kontroll før deling.
Fra Dagslinje-redaksjonen. Skribent og redaktør: Sindre Solberg Aas. Om redaksjonen. Spørsmål og rettelser: redaksjon@dagslinje.com.